Бизнес растет, появляются новые сотрудники, и вот перед руководителем или отделом закупок встает задача: организовать дополнительные рабочие места. Полностью менять интерьер, который был создан всего 1-3 года назад, — дорого, нерационально и неэкологично. Но если изначально была выбрана качественная модульная мебель, то расширение офиса можно провести точечно и без потери единого стиля. В этой статье мы расскажем, как доукомплектовать рабочее пространство так, чтобы новые элементы идеально вписались в существующую обстановку.
Что такое модульная мебель и в чем ее плюсы
Представьте конструктор, из деталей которого можно собрать практически любую конфигурацию. Это и есть принцип модульной мебели для офиса. Все ее элементы (столы, тумбы, шкафы, стеллажи) созданы в рамках единой системы.
У такой мебели есть четкие стандарты, которые делают ее универсальной:
- Единая сетка размеров. Глубина столешниц (например, 600 или 800 мм), высота шкафов и тумб совпадают у всех элементов серии.
- Унифицированные материалы и фурнитура: используются одни и те же декоры ЛДСП, типы опор, модели ручек и крепежей.
- Продуманные соединения, когда все элементы легко стыкуются друг с другом, образуя единые рабочие станции (бенч-системы) или системы хранения.
Для бизнеса это означает гибкость: сегодня у вас 10 рабочих мест, а через год — 15, и все они выглядят как единый, изначально спроектированный ансамбль.
Читайте также: Как выбрать офисную мебель под бюджет: пошаговое руководство
Как понять, что за мебель у вас стоит
Сначала вам надо точно определить, какая мебель уже установлена в офисе. Визуальное сходство обманчиво: столы могут выглядеть одинаково, но иметь разную толщину столешницы или конструкцию металлокаркаса, что сделает стыковку невозможной. Ваша задача — найти точный артикул мебели и название серии.
Где искать эту информацию:
- Осмотрите мебель, производители часто оставляют наклейки с артикулом и названием модели на невидимых частях: под столешницей, на задней стенке шкафа или на дне ящика.
- Поднимите договор и спецификацию на прошлую поставку. Там должны быть указаны все наименования и артикулы. Эта информация может храниться в отделе закупок или в бухгалтерии.
- Если документы утеряны, свяжитесь с компанией, которая занималась оснащением офиса. Отправьте менеджеру несколько фотографий: общий вид рабочего места, крепление ножек к столешнице, ручки на тумбах, стыки столов. Опытный специалист по этим деталям сможет опознать серию.
Каждая серия мебели имеет свои конструктивные нюансы, поэтому точность на этом этапе сэкономит вам время и деньги.
Как провести проверку на совместимость
Итак, серия мебели определена. Теперь нужно убедиться, что новые модули будут на 100% совместимы со старыми. За несколько лет производитель мог внести в конструкцию незначительные, но важные изменения.
Обратите внимание на следующие моменты:
- Материалы и цвет. Название “Дуб Сонома” — это название декора, но у разных производителей ЛДСП оттенок и текстура этого декора могут отличаться. Уточните у поставщика, плиту какого завода он использует.
- Толщина плит. Столешницы бывают толщиной 18, 22, 25 мм и даже больше. Если вы поставите рядом столы с разной толщиной плиты, получится некрасивая “ступенька”.
- Опоры столов бывают разного профиля (например, п-образные, о-образные) и сечения (50х25 мм или 60х30 мм). Важно, чтобы они совпадали не только по форме, но и по способу крепления к столешнице.
- Убедитесь, что цвет и текстура кромки ПВХ или ABS на торцах столешниц совпадают. То же самое касается моделей ручек, замков и направляющих для ящиков.
Риски долгосрочного доукомплектования
Даже при тщательной подготовке можно столкнуться с трудностями. Самые распространенные проблемы — снятие серии с производства и изменение оттенка со временем.
Если фабрика больше не выпускает нужную вам линейку, это не тупик. Компании с собственным производством могут изготовить аналогичные элементы по индивидуальным размерам, подобрав максимально похожий декор ЛДСП и фурнитуру.
Вторая проблема — выгорание цвета. Любая ЛДСП под воздействием ультрафиолета со временем немного меняет оттенок. Разница между столом, простоявшим 3 года у окна, и совершенно новым будет заметна. Решений здесь два: либо заменить фасады на старых тумбах и шкафах на новые, либо сгруппировать новые рабочие места в отдельный блок, чтобы разница не бросалась в глаза.
Как оформить дозаказ: инструкция для закупщика
Когда все проверки пройдены, можно готовить техническое задание на дозакупку. Составьте точный список необходимых позиций с артикулами. Не забудьте про экраны для столов, кабель-каналы, заглушки, соединительные пластины. Именно они создают законченный вид рабочего пространства.
Для сложных проектов или при малейших сомнениях лучше пригласить замерщика от поставщика. Особенно это актуально для госзаказчиков, где несоответствие техническому заданию даже на 5 мм может стать причиной срыва приемки.
Читайте также: Как составить идеальное ТЗ на закупку офисной мебели по 44-ФЗ и 223-ФЗ: инструкция, требования и разбор ошибок
5 вопросов поставщику перед оплатой счета
Чтобы финальная поставка мебели прошла гладко, задайте своему менеджеру эти пять вопросов:
- Совпадают ли производитель ЛДСП и код (декор) цвета с теми, что использовались в прошлой партии?
- Используются ли те же артикулы фурнитуры (ручки, петли, направляющие)?
- Вносились ли в конструктив этой серии какие-либо изменения за последние годы?
- Возможна ли корректировка стандартных размеров под нашу текущую расстановку?
- Гарантируете ли вы бесшовную стыковку новых и старых модулей?
Грамотное расширение офиса — это не всегда полная замена интерьера. Доукомплектация существующей обстановки экономит бюджет и время, сохраняя при этом целостность и функциональность рабочего пространства.
Не уверены, какая серия мебели установлена в вашем офисе, или боитесь ошибиться с совместимостью? Эксперты “ОфисПро-М” помогут провести ревизию. Оставьте заявку на бесплатный аудит и инспекцию вашей мебели — мы определим модель, подберем совместимые модули и обеспечим их идеальную интеграцию в ваш офис.
